Порядок в делах

Порядок в делах

Правовая функция оптимизирует работу за счет автоматизации бизнес-процессов

Текст: София Зорина

Единая информационная система сегодня необходимый инструмент для работы самых разных подразделений любой крупной компании. Такой системой, объединяющей базу документов всех профильных подразделений в корпоративном центре и дочерних предприятиях, недавно обзавелись сотрудники дирекции по правовым вопросам «Газпром нефти»

Ежедневно юристам группы «Газпром нефть» приходится иметь дело с сотнями, а то и с тысячами документов. Причем количество различных документов только растет вместе с развитием компании. Эта бумажная лавина способна погрести под собой большую часть рабочего времени сотрудников, а взять ее под контроль можно только с помощью современных технологий.

Идея создать единую систему ведения и учета информации для всех юридических служб предприятий «Газпром нефти» возникла в дирекции по правовым вопросам в 2013 году. К ее реализации привлекли специалистов департамента информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций, а в качестве внешнего эксперта — компанию «Корус консалтинг». Результатом этой работы стало появление информационной системы КЮРАСАО, что в расшифрованном виде означает «коллективная юридическая автоматизированная система агрегированных операций».

В едином формате

Группа компаний «Газпром нефть» сегодня объединяет почти сотню дочерних предприятий. Юристам каждого из них приходится сталкиваться с самыми различными правовыми вопросами: судебными исками, проверками органов власти, претензиями, нарушениями интеллектуальной собственности — и в целом эти дела в разных регионах идентичны. Тем не менее до недавнего времени каждой юридической службе приходилось работать в условиях ограниченного информационного пространства: в основном опираясь на собственный опыт и оперируя локальным набором данных. Эти данные хранились в виде файлов Excel со всеми вытекающими последствиями — затрудненным поиском, высокой долей ручного труда для их заполнения, отсутствием единого формата, риском искажения или потери части информации. Решить все эти проблемы и призвана система КЮРАСАО. Преимущества системы в том, что в нее можно загрузить любое количество документов, отсортировать их по направлению деятельности, привести к единому формату. В свою очередь упорядоченность позволяет оперативно осуществлять поиск необходимых данных: в КЮРАСАО поиск возможен по целому ряду параметров, начиная от ключевых слов и заканчивая названиями сторон судебного процесса.

На связи

Единый доступ к КЮРАСАО для всех «дочек» — обязательное требование, предъявляемое к системе, — открывает перед специалистами целый ряд новых возможностей. Типичный пример из недавнего прошлого: чтобы изучить материалы судебного дела, проходящего с участием регионального предприятия, специалистам из корпоративного центра необходимо ехать в командировку — объем подобных документов слишком велик, а информация в них слишком конфиденциальна, чтобы отправлять данные по электронной почте и тем более передавать через файлообменник. В результате — лишняя трата средств, сил и времени. В единой системе эта проблема снимается — ее технические возможности рассчитаны на хранение данных объемом до 10 Тб.

IT-составляющие КЮРАСАО

Коллективная юридическая автоматизированная система агрегированных операций (КЮРАСАО) реализована на платформе Microsoft SharePoint 2010. SharePoint — это коллекция программных продуктов и компонентов, включающая в себя набор веб-приложений для организации совместной работы, модуль поиска информации в документах и информационных системах, функционал управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия, модуль создания форм для ввода информации, функционал для бизнес-анализа. В дальнейшем планируется расширить функциональные возможности КЮРАСАО и провести ее миграцию на платформу MS SharePoint 2013.

Кроме того, теперь юристы различных предприятий могут с легкостью обращаться к опыту коллег, просматривая документы по аналогичным делам и избегая возможных типовых ошибок. В системе реализованы и специальные инструменты контроля. В частности, при занесении в КЮРАСАО документов по конкретному делу есть возможность организации информирования всех заинтересованных лиц, которые будут получать на рабочую почту уведомления о любых происходящих в деле изменениях. Основополагающая задача функциональных руководителей — отслеживать деятельность сотрудников на местах и помогать им в трудных случаях. Поэтому в дирекции по правовым вопросам давно шел поиск эффективных инструментов взаимодействия с дочерними обществами и контроля их деятельности. КЮРАСАО оказалась самым незаменимым и технологичным инструментом, решающим очень многие проблемы.

Без риска

Помимо утилитарной функции — повышения производительности труда, экономии времени сотрудников, упрощения рутинных операций — современные системы автоматизации имеют огромный интеллектуальный потенциал в области отчетности, анализа данных, выявления и прогнозирования трендов. КЮРАСАО здесь не исключение. В ней реализован полноценный механизм отчетности, исключающий все недостатки составления отчетов вручную — снижение достоверности данных, отсутствие единой формы, значительные трудозатраты. Мало того, она позволяет получить статистику по любым показателям: по количеству судебных дел в том или ином регионе, по тому или иному направлению, по количеству проверок, по претензиям, выявить загрузку юридических служб конкретных дочерних обществ и даже конкретных сотрудников. В системе заложен сложный механизм расчета сумм эффективности работы по судебным делам и проверкам органов власти. Логика расчета прорабатывалась на протяжении практически всего проекта. Таким образом, теперь есть возможность достаточно точно определить успешность деятельности всего правового блока в финансовых показателях.

Важность статистических данных сложно переоценить. С их помощью становятся очевидными не только количественные показатели деятельности юридических служб. Хотя и это немаловажно — в частности, так можно отследить увеличение нагрузки по конкретным делам, например экологическим, и своевременно дополнить штат профильным специалистом. Статистика также позволяет компании спрогнозировать риски, связанные с активизацией тех или иных проверяющих органов, изменениями в законодательстве, рыночной ситуацией.

Андрей Богдановский,
руководитель проектов департамента базовых решений Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг»

КЮРАСАО — это эффективный инструмент для оперативного сбора и консолидации данных по юридическим операциям в соответствии с разработанной в компании методологией получения аналитической информации. Для пользователей система была абсолютно новой, поэтому изначально оказалось сложно сформулировать к ней четкие требования. Тем не менее благодаря качественной организации работы с изменениями информационная система получилась максимально удовлетворяющей потребностям бизнес-заказчика. При создании КЮРАСАО много внимания было уделено удобству пользовательских интерфейсов. Для этого был разработан прототип системы, на котором пользователи смогли ознакомиться с интерфейсом и сформулировать требования по его оптимизации.

В КЮРАСАО есть ряд серьезных отличий системы от ранее созданных решений для автоматизации судопроизводства. К примеру, система была спроектирована под принятые у заказчика процедуры регламента. Учет изменений состояний объектов (судебных дел, проверок, нарушений) позволяет отслеживать активность сотрудников юридической службы, оценивать эффективность работы подразделения. В системе реализован расширенный и подробный учет сумм, фигурирующих в делах, дополненный расчетами аналитических показателей, в полной мере характеризующих текущее состояние дел.

В российских компаниях юридические службы в настоящий момент являются наименее автоматизированными подразделениями. Поэтому проект, реализованный совместно с «Газпром нефтью», позволил компании «Корус консалтинг» применить свои компетенции и обширный опыт в новой для себя области.

Блоки будущего

В настоящее время основные этапы реализации и опытно-промышленной эксплуатации КЮРАСАО успешно завершены, система сдана в работу. К ней уже подключены все российские дочерние предприятия компании. Очередь за иностранными «дочками», ведь исключением не должно стать ни одно подразделение. Здесь задача осложняется требованиями, предъявляемыми к безопасности передачи конфиденциальной информации. Однако этот вопрос обещает оперативно решить IT-дирекция «Газпром нефти».

Но есть задачи и на будущее. С точки зрения IT-архитектуры КЮРАСАО состоит из отдельных блоков, что позволяет безболезненно добавлять к ней новые модули и совершенствовать старые. Поэтому в ближайших планах — дополнение функционала отдельным блоком документов по крупным инвестиционным проектам компании. Такие проекты подразумевают многомиллионные инвестиции и значительные риски, которым стоит уделять отдельное внимание. Также в рамках усовершенствования системы будет расширен механизм отчетности, создана база знаний, включающая различные юридические документы, добавится блок, касающийся организационной структуры дирекции и обучения сотрудников. Конечно, возможности единой системы не безграничны, но достаточно обширны, чтобы существенно упростить жизнь сотрудникам всего юридического блока компании.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ