Программа «Газпром нефти» против COVID-19

Подробнее
Переход на «удаленку» – опыт «Газпром нефти»

Профессионалы удаленки

Эффективное решение для создания команд и удаленной работы

Текст:
Фото: Асхат Бардынов, gettyimages
Профессионалы удаленки

Под влиянием внешних обстоятельств удаленная работа внезапно превратилась из модного тренда в повседневную реальность. Миллионы сотрудников и руководителей по всему миру вынуждены мгновенно перестраиваться на новый формат организации труда. В «Газпром нефти» быстро адаптироваться к новым условиям помогает проектная среда «Профессионалы 4.0», ориентированная на решение бизнес-задач в формате удаленной работы. Наработанным опытом организации дистанционного взаимодействия участников гибких команд могут воспользоваться не только подразделения компании, но и все желающие

Актуальный формат

Изначально целью «Профессионалов 4.0» было объединение крупных корпораций и органов государственной власти с талантливыми специалистами — финалистами различных бизнес-конкурсов, хакатонов, студенческих олимпиад и т. д., — для решения актуальных задач. Но ситуация с пандемией сместила акценты. Сегодня одной из самых востребованных функций сервиса стала его ориентированность на дистанционную работу. 95% всех размещенных проектов не предполагают очного взаимодействия участников команд. Это особенно актуально сейчас, когда компании, в том числе и «Газпром нефть», перешли на новый формат, а найм сотрудников в штат и работа со сторонними подрядчиками ограничены.

«Когда мы начинали, казалось, что к удаленной работе мы все в итоге придем, но потом, в будущем. Мы даже не предполагали, что это будущее наступит через год. Сейчас у нас есть опыт сопровождения проектных распределенных команд с внештатными сотрудниками. Например, когда в команде есть люди из разных городов и часть из них — сотрудники компании, а другие найдены через „Профессионалов 4.0“ на время проекта, и они вместе работают на единую цель в течение 3–4 месяцев. Опыт организации удаленки полезен не только гибким командам, но и всем подразделениям компании, в том числе и операционным. Мы уже делимся нашим знаниями и наработками со всеми желающими», — рассказывает руководитель проектов по управлению гибкими командами Ольга Музалева. Познакомиться со всеми возможностями платформы по организации бизнес-процессов на удаленке можно на вебинарах, которые проводит команда «Профессионалов 4.0».

Кто поможет выстроить команду

Одним из наиболее удачных решений, примененных на «Профессионалах 4.0», стал институт трекерства. Эта профессия пришла из венчурной среды, а в России она появилась в 2013 году, когда Фонд развития интернет-инициатив стал массово набирать стартапы. Тогда и возникла потребность в трекерах — специалистах, которые доводили бы сырые проекты до полноценного бизнеса, до получения стабильных прибылей. Главная задача трекеров «Профессионалов 4.0» схожа с классической, но все же отличается от нее. Она заключается в том, чтобы из разных людей создать эффективно работающую команду, которая была бы способна решить конкретную бизнес-задачу и помочь внешним сотрудникам интегрироваться в основной состав уже действующей команды.

Трекер также помогает участникам команды в технических моментах: сформировать на установочной встрече дорожную карту проекта, договориться о контрольных точках, промежуточных и окончательных результатах, прийти к понятийному единству, выбрать и освоить сервисы для управления проектной деятельностью, наладить коммуникации, найти решения насущных вопросов и обсудить текущие результаты. «Ценность трекера в том, что он меняет парадигму мышления участников команды. Они перестают делить себя на заказчиков и исполнителей, становятся единым целым и вместе двигаются к результату», — поясняет Ольга Музалева.

Знакомьтесь: трекер

Сейчас на «Профессионалах 4.0» задействованы 7 трекеров. Все они — состоявшиеся бизнесмены и предприниматели, среди них есть юристы, специалисты венчурной индустрии, бизнес-коучи. В проекте «Газпром нефти» их привлекает элемент творческой, созидательной деятельности. Ведь здесь, при работе с людьми, задачи и методология отличаются от тех, что применяются в акселераторах. Это новое явление в трекерстве, это история, которая пишется сейчас и к которой причастны все. В среднем каждый трекер одновременно ведет 5–10 проектов на «Профессионалах 4.0».

«Роль трекера является более важной, чем это может показаться на первый взгляд. Сегодня большинство руководителей и участников команд в силу предыдущего опыта не владеют базовыми принципами и инструментами удаленной работы: от навыков проведения удаленных совещаний и управления своим временем без офиса до использования конкретных прикладных программ для коммуникаций и контроля исполнения. Старые привычки в новых условиях часто оказываются неэффективными, а усвоение новых, особенно в такие короткие сроки, требует регулярной практики», — рассказывает Вячеслав Макович, профессиональный инвестор, организатор крупных программ развития предпринимательства, автор книг «Стартап на миллиард. Пошаговое руководство по созданию диджитал-бизнеса» и «Личный брендинг. Пошаговое руководство», трекер «Профессионалов 4.0».

Его привел на платформу профессиональный интерес. Работая с портфельными проектами в режиме разовых консультаций, Вячеслав Макович предположил, что такая методика менее эффективна, чем постоянное сопровождение. «Трекер — это не человек, который просто расскажет о возможных инструментах и уйдет. Это тот, кто не только поможет выявить основные зоны роста и предложит оптимальные для конкретной ситуации решения, но будет поддерживать во внедрении изменений, корректируя, сохраняя динамику и давая честную обратную связь до тех пор, пока работа в новых реалиях не наладится. На это обычно уходит от трех недель до месяца. Я уверен, что трекерское сопровождение — это максимально эффективный способ добиться результата как в проекте, так и в личной трансформации руководителя», — говорит Вячеслав Макович.

Особое внимание он советует уделять прокачке управленческих компетенций лидеров проектов, так как удаленный режим обнажает те ошибки в области менеджмента, которые в привычном офисно-очном формате могут быть и не видны. Топ компетенций, необходимых при удаленке, открывают умение четко сформулировать цели и способность сонастроиться с членами проектной команды.

Кому показан home office

До коронавирусного кризиса Россия считалась одним из бурно развивающихся рынков фриланса. По некоторым оценкам, удаленные внештатные сотрудники в 2020 году выполнили бы проектов на общую сумму $48 млрд. Фриланс в нашей стране стал набирать обороты после кризиса 2014 года. С тех пор количество свободных художников выросло на 33%, до 14 млн человек. То есть в начале 2020 года каждый шестой российский гражданин трудоспособного возраста так или иначе работал на фрилансе. Несмотря на такую распространенность формата удаленной занятости, работать не в офисе, дистанционно может далеко не каждый. По наблюдениям Вячеслава Маковича, лучше всех адаптируются к работе из дома люди, способные к самодисциплине, самоорганизации, расстановке приоритетов и при этом находящиеся на своем месте, любящие свою работу.

Среди основных проблем, с которыми вчерашние офисные сотрудники сталкиваются при переходе на дистанционный режим работы, Вячеслав Макович отмечает сложности в коммуникациях. При личном общении лучше понять друг друга помогает невербалика, но она недоступна на удаленке. Восполнить этот пробел можно, задействовав средства видеосвязи и видоизменив формат проведения совещаний, советует трекер.

Оказавшись вне офиса, некоторые люди начинают нервничать, чувствовать себя лишними, выключенными из команды. И из-за этого они беспокоятся по поводу своей дальнейшей судьбы в компании. Эти проблемы лучше решать с помощью личной беседы с руководителем, коучем, трекером. Многие руководители боятся потерять контроль над сотрудниками, так как считают, что человек работает только в офисе, а дома лишь бездельничает. Снять эти вопросы помогают специализированные IT-решения для удаленной работы и развитие личного опыта.

Важной составляющей успеха на удаленке Вячеслав Макович называет владение навыками письменной речи. «При удаленном взаимодействии существенная часть коммуникаций переходит в письменный вид. И от того, насколько хорошо человек умеет формулировать свои мысли письменно, зачастую зависит его адаптация и эффективность в дистанционном режиме работы», — делится опытом эксперт.

Преимущества платформы

Функциональные возможности «Профессионалов 4.0» постоянно совершенствуются, за счет чего ускоряется процесс формирования проектных команд. Если год назад на это уходило 3–4 недели, то сегодня срок сократился до 14 дней. Разработчики решения стараются сделать взаимодействие исполнителей с лидерами проектов максимально быстрым и удобным для всех сторон.

Например, в феврале была существенно доработана система поиска специалистов: лидеры проектов теперь могут сами приглашать людей, а не просто ждать откликов заинтересовавшихся. Реализован важный для пользователей функционал выбора типовых причин отказа. Кандидаты, которым отказали, смогут понять, над чем им стоит поработать для успешного приглашения в команду в следующий раз, а лидеры проектов узнают зоны роста для описания своего проекта. Кроме того, все общение между претендентом и лидером команды на этапе отбора переведено в чат. Это классический мессенджер с функциями отправки документов, медиа файлов, мгновенных сообщений и смайликов. «Раньше вся коммуникация на этом этапе шла через электронную почту, что занимало много времени. Внедрение чата ускоряет процесс формирования команды и делает общение более неформальным, чем имейлы. Будущие коллеги могут познакомиться друг с другом еще и в человеческом, эмоциональном плане», — говорит менеджер продукта Светлана Степанова.

Еще одной инновацией, внедренной на платформе, стали уведомления — привычные всем колокольчики из соцсетей. Разработчики выделили раздел, где содержится информация о событиях и необходимых действиях, которые нужно совершить в определенное время. Например, лидеры проекта и эксперты теперь смогут видеть новые отклики кандидатов и оперативно переходить к взаимодействию с ними. По завершении проекта его участники получат напоминание о том, что нужно оценить участников команды и сам проект. Исполнители будут получать уведомления о новых проектах, опубликованных по интересующим их направлениям. Это также позволит увеличить количество откликов на задачи.

Экономика удаленки

За год работы на «Профессионалах 4.0» заказчики разместили 218 проектов. Успешно решены 109 задач, из них 86 — с помощью трекеров. Еще 24 проекта находятся на стадии поиска талантов, остальные — в процессе исполнения. По статистике сервиса, бизнес-задачи рассчитаны в среднем на 2–3 месяца и предполагают приглашение в команду двух внештатных специалистов.

Сегодня в базе данных «Профессионалов 4.0» 7200 талантов. Основной костяк специалистов составляют финалисты всероссийских бизнес-конкурсов («Лидеры России», конкурс для ИТ-специалистов «Цифровой прорыв» и другие) и хакатонов. Работа «Профессионалов 4.0» уже приносит бизнес-эффект. Проекты, реализованные по заказу подразделений «Газпром нефти», показали, что использование гибких распределенных команд и привлечение удаленных внештатных сотрудников обходится на 38% дешевле, чем найм этих же людей в штат, и на 80–120% дешевле, чем привлечение консалтинговой фирмы-подрядчика. За счет скорости формирования проектных команд экономится время. Реализация одного и того же проекта с внештатниками на удаленке проходит на 23% быстрее, чем при найме штатных сотрудников, и на 30%, чем при взаимодействии с внешними консультантами.

Технологические и технические возможности платформы не ограничены по количеству одновременно идущих проектов, подчеркивают разработчики решения. В планах на 2020 год — привлечение и размещение 500 новых проектов.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ