Программа «Газпром нефти» против COVID-19

Подробнее
Электронный документооборот в «Газпром нефти»

Документы на лету

Внедрение электронного документооборота в «Газпром нефти»

Текст:
Инфографика: Алексей Столяров
Документы на лету

Для такой масштабной компании, как «Газпром нефть», где ежедневно обрабатываются тысячи документов, процесс документооборота — критический параметр, влияющий на работоспособность и эффективность всего бизнеса. Поэтому одна из важных задач цифровой трансформации компании — отказ от использования бумаги и переход на электронный документооборот

Со скоростью бумаги

Четверть века назад никто даже не представлял, что различные документы — финансовые, кадровые, распорядительные, информационно-справочные и учредительные — могут быть не в бумажном виде. Подразделения компании обменивались между собой и внешними контрагентами кипами документов. По статистике, еще 20–25 лет назад российские компании в среднем генерировали в год до 45 млрд единиц первичных бумажных документов. Рабочие места сотрудников, связанных с их подготовкой, ломились от стопок бумаги, а по коридорам сновали работники, занятые распределением и доставкой в нужное подразделение счетов на оплату, накладных или служебных записок.

Быстрое распространение компьютеров и офисной оргтехники облегчило повседневную деятельность работников, однако не избавило их кабинеты от бумажных гор. Юридически значимыми документы становились лишь после того, как на них появлялись живые подписи и живые синие печати. А для этого каждый из них следовало напечатать в нескольких экземплярах и пронести по всем заинтересованным сотрудникам. На это уходили тонны бумаги и литры чернил. По оценкам экспертов, печать, хранение, обработка и доставка контрагенту стандартного комплекта документов стоили более 100 рублей и могли растянуться на месяцы, особенно если бумаги отправлялись «Почтой России».

Тяжелее всего приходилось бухгалтерам: 5 раз в год они возили увесистые тома квартальной и годовой отчетности в налоговую инспекцию и основные фонды. Организации, имеющие право на возмещение НДС из бюджета, затрачивали на это до 30 дней — столько занимало оформление и согласование пакетов бумажных документов.

В этом году «Газпром нефть» отпразднует 25-летие компании. В новой рубрике, посвященной этой дате, «Сибирская нефть» проследит за развитием ключевых для бизнеса технологий. Первая из них — документооборот

Первопроходцы

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в правоотношениях коммерческих организаций началось после того, как в 2008 году была утверждена Стратегия развития информационного общества в России.

Электронный документооборот

В 2008 году первой новые технологии апробировала и начала использовать Федеральная налоговая служба. В 2009–2010 годах к ней присоединились основные фонды: Пенсионный, социального и обязательного медицинского страхования. В 2011 году это направление получило еще один стимул развития: в апреле был принят федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». В нем впервые были определены такие понятия, как простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи. Кроме того, закон установил правила использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, в том числе между субъектами бизнеса.

В «Газпром нефти» внедрять внешний электронный документооборот начали в дирекции региональных продаж (ДРП), отвечающей за топливную розницу. Пионерами стали «Газпромнефть-Корпоративные продажи», владеющие самой внушительной для ДРП базой договоров с внешними контрагентами — более 50 тысяч. В 2014 году в организации началось внедрение электронной цифровой подписи, в 2015 году к ней присоединились еще два подразделения ДРП. Практическая реализация идеи ЭДО оказалась интересной и непростой задачей, так как готового решения, удовлетворяющего всем потребностям бизнеса, на рынке РФ не существовало.

Развитие электронного документооборота

Внедрение электронной подписи позволило значительно сократить цикл обработки документа с момента его выписки контрагентом до отражения в учетной системе компании. Если раньше срок обработки бумажного договора измерялся в днях, то после перехода на электронный документооборот он сократился до минут. «Бумажный документ мог затеряться, а если надо было что-то в нем исправить, то весь документ нужно было переделывать, отправлять почтой, ждать получения и заново проходить весь маршрут согласования. Использование электронной цифровой подписи все упростило», — отмечает начальник отдела методологии бухгалтерского, налогового учета и трансфертного ценообразования «Газпром нефти» Алена Малахова.

Лучший вариант

Сегодня электронным документооборотом с внешними контрагентами уже сложно кого-то удивить. В соответствии с законодательством он организуется через посредников — официальных операторов, которые предоставляют электронные площадки для обмена документами. У этого процесса есть и свои недостатки: после того, как документ поступил от оператора в компанию, его нужно вручную внести в учетные системы для отражения транзакции, а это снова потеря времени. Тем не менее большинство компаний удовлетворяются существующим положением дел, считая, что и так экономят массу времени за счет исключения из цепочки физической доставки документов.

В «Газпром нефти» посчитали, что ситуацию можно улучшить. В 2016 году в компании стартовал проект «Переход на юридически значимый электронный документооборот». Его цель — создание интеграционного решения между порталом внешнего оператора и учетными системами компании. Это решение — своеобразный шлюз, который позволяет сливать документ, пришедший от контрагента через оператора, сразу в учетные системы «Газпром нефти», избегая ручной работы.

«Это существенно сокращает время обработки документов. Однако этот путь оказался сложным с точки зрения технической реализации, потому что мы стремились по максимуму использовать тот потенциал технологии ЭДО, который позволил бы бизнесу бесшовно передавать транзакции в цифре между юридическими лицами», — рассказывает начальник департамента финансового контроля «Газпром нефти» Ирина Рабовил.

Прогресс налицо

Инвестиции в проект составили уже около 200 млн рублей. Он затронул не только внешний документооборот, но и внутренние бизнес-процессы: были автоматизированы все контрольные этапы учета документов, которые раньше делались вручную. В результате время подписания документа сократилось в 30 раз. Например, согласование акта выполненных работ со сторонним подрядчиком теперь вместо нескольких суток занимает пару часов.

Весь процесс согласования проходит только в электронном виде. Его участники кликом мышки могут отклонять документ, возвращать на доработку или привлекать не указанных изначально в маршрутном листе специалистов. «Новый процесс, который мы в 2020 году будем тиражировать по всей „Газпром нефти“, полностью поддержан и оценен с учетом всех риск-факторов экспертами по налоговому учету, по безопасности, по кибербезопасности. Все ключи — носители электронной подписи, которые мы применяем, — прошли аттестацию ФСБ», — подчеркивает начальник управления оперативного контроля Ольга Суспицина. По ее оценкам, ожидаемая ежегодная выгода от внедрения электронного документооборота для всех компаний, входящих в структуру «Газпром нефти», составит около 61 млн рублей.

Ольга Макрецкая
Ольга Макрецкая,
руководитель дирекции учета и финансового контроля, главный бухгалтер «Газпром нефти»:

Переход «Газпром нефти» на электронный документооборот создаст экосреду для цифровой трансформации наших контрагентов на всей территории РФ. Сначала электронную цифровую подпись и использование электронных документов освоят наши контрагенты, и так далее по цепочке современные технологии проникнут во все российские компании.

Внедрение безбумажного документооборота в «Газпром нефти» автоматически вовлекает в эти процессы и ее контрагентов. Предполагается, что вслед за самой компанией в 2020 году на электронный документооборот перейдут более 75 тысяч подрядчиков и поставщиков. Тут показателен пример «Газпромнефть — Битумных материалов»: компания начала внедрение этого технологичного решения в конце 2018 года, и за 2019 год на электронный документооборот перешли более 90% контрагентов компании. Это рекордный показатель по срокам и доле контрагентов.

Технологии электронной подписи

По словам заместителя генерального директора по экономике и финансам «Газпромнефть — БМ» Дмитрия Толстых, электронный документооборот стал частью ценностного предложения для партнеров компании, повысил эффективность и оперативность взаимодействия, позволил высвободить дополнительное время и ресурсы.

На начало года объем переведенных в электронный формат документов в «Газпром нефти» уже превышает 500 тысяч. Это около 1% всех бумажных первичных документов, ежегодно курсирующих между российскими компаниями.

Шаг вперед

В ходе реализации проекта выявились узкие места. Например, нерегулярное присутствие подписантов на рабочем месте делает невозможным быстрое согласование документов. Кроме того, целый ряд сотрудников выполняют свои функции вдали от компьютера и не могут оперативно подписывать документы. Такая ситуация характерна для складских работников, а также для сотрудников на удаленных месторождениях. Для того, чтобы вовлечь и их в переход на безбумажный документооборот, проектная команда начала изучать рынок доступных технологий, эффективно организующих процесс подписания электронных документов, и выбрала несколько наиболее оптимальных.

Сейчас в «Газпром нефти» апробируется инструмент мобильной электронной подписи. Он использует инфраструктуру оператора сотовой связи и позволяет подписывать электронные документы, в том числе и юридически значимые, с помощью любого гаджета — смартфона или планшета. В этом случае приложение, взаимодействующее с сервисом электронной подписи, устанавливается на специальную сим-карту, и для постановки виртуальной синей печати сотруднику необязательно присутствовать на своем стационарном рабочем месте.

Еще одна перспективная технология — использование в качестве персонального средства подписания цифровой подписью электронного удостоверения сотрудника. В этом случае в пластиковую карточку — пропуск — вставляется контактный чип, с помощью которого сотрудник может идентифицироваться и войти в информационную систему компании, после чего подписать необходимые документы. Эта технология успешно апробирована на отдаленных месторождениях, где не у всех работников есть смартфоны, а в некоторых локациях зачастую отсутствует и доступ к сетям сотовой связи. Развитием этой технологии является биометрия — использование в качестве средства идентификации электронной подписи отпечатка пальца.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ