Программа «Газпром нефти» против COVID-19

Подробнее
Ольга Макрецкая: «Чем мы гибче, тем проще адаптируемся к неожиданностям» — Журнал «Сибирская нефть» — №172 (июнь 2020)

Ольга Макрецкая: «Чем мы гибче, тем проще адаптируемся к неожиданностям»

Руководитель дирекции учета и финансового контроля, главный бухгалтер «Газпром нефти» Ольга Макрецкая о том, как создать единое информационное пространство из разных систем, превратив недостатки в преимущества, и какие возможности подсказала бизнесу пандемия коронавируса

СН

Компания не так давно завершила реализацию масштабного проекта «Сапфир 2.0», связанного с внедрением SAP и, на первый взгляд, не очень логично развернулась к развитию сервисов на базе платформы 1С. С чем это связано?

О.М.

Мы не развернулись в сторону 1С, а занялись тем, что давно ждало своей очереди. Изначально платформу 1С в компании использовало достаточно много предприятий, и это не маленькие юридические лица. Это очень большие серьезные дочерние общества, входящие в коммерческую дирекцию, дирекцию региональных продаж, во все сервисные «дочки». В общем, это большое количество пользователей, которых оставлять без внимания было бы неправильно.

СН

Почему их тоже не перевели на работу в SAP?

О.М.

Учитывая большое количество предприятий, исторически работавших в 1С, проводить полную унификацию систем не имело смысла. Так что в самом начале было решено создать шаблоны «Газпром нефти» и в SAP, и в 1С. Начали с SAP ERP. Это была долгая и очень непростая работа, которую мы провели в две итерации. В результате все процессы были унифицированы как с точки зрения исполнения требований законодательства, так и в плане реализации потребностей бизнеса. Но если в SAP владелец шаблона — «Газпром нефть», которая предоставляет его дочерним обществам и менять его может только сама, то в 1С другая система. Каждое юридическое лицо развивает свою систему самостоятельно, в силу своего знания, понимания, желания. Консолидировать такие разрозненные данные возможно только вручную. Для такого крупного холдинга, как «Газпром нефть», это абсолютно ненормальная ситуация. Мы хотим стать отраслевыми лидерами по эффективности, а это значит, в том числе обеспечение прозрачности информации, скорости ее получения, объективности данных. Когда в компании 120 разных систем, это фактически нереальная задача. Очевидно, что шаблон 1С был тоже необходим.

СН

Он уже создан?

О.М.

Мы начали с создания так называемого методологического шаблона. Платформы остались такими же разнообразными, как и раньше, но во всей группе компаний начал использоваться единый план счетов. Теперь правила учета внедрены в каждую систему. Это дало возможность автоматизировать процесс сбора и перекачки данных из 1С в общую систему компании, где их трансформируют и консолидируют. Скорость формирования консолидированной отчетности, конечно, намного выросла. Но это не целевое состояние, на этом нельзя останавливаться. У компании должны появиться два полноценных шаблона: современных, отвечающих всем требованиям и бизнеса, и законодательства, использующих все самые передовые технологии. Это основа для бесперебойной работы ERP-систем (ERP-системы —системы для учета, планирования и управления ресурсами предприятия — прим. «СН»), от которой, в свою очередь, зависит непрерывность бизнеса компании. Это не бухгалтерский и не налоговый учеты, которые можно сделать в системе попроще и подешевле. Если не будет бесперебойно работать ERP-система, компания не сможет, например, осуществлять процесс реализации нефтепродуктов, поставлять материально-технические ресурсы в «дочки».

СН

В будущем создание единой ERP-системы тоже не планируется?

О.М.

С точки зрения организации бухгалтерского учета, при том что учетная функция у нас централизована, единая система для всей группы была бы, конечно, идеальным вариантом. Но с точки зрения бизнеса для разных направлений лучше подходит тот или иной вариант шаблона. Кроме того, сегодня появился дополнительный фактор — санкционные риски. Учитывая его, неразумно складывать все яйца в одну корзину. Так что наличие двух ERP-систем перестает быть недостатком и переходит в разряд наших преимуществ.

СН

Каким образом эти системы будут сосуществовать?

О.М.

Несмотря на наличие двух систем, мы не отказались от идеи создания единого информационного пространства. Объединяющей силой станет технология SAP S/4HANA, которая позволяет связывать в единую экосистему производственные блоки, автоматизированные на других платформах. Наша конечная цель — создать бесшовную интеграцию для получения единого источника информации. Например, если в корпоративную систему один раз занесена информация о поступлении каких-то материалов, оборудования на склад или о приеме человека на работу, дальше она станет доступной всем, пойдет по всем видам отчетности: и для бизнеса, и для учета, и для налогов. То есть все будут пользоваться одной информацией, никаких разночтений.

СН

Когда планируется внедрить единый 1С-шаблон?

О.М.

Сейчас в компании около 20 разных вариантов 1С. Но мы говорим о принципиально новой системе 1С:ERP, которая не ограничивается бухгалтерским учетом, а позволяет автоматизировать все компоненты бизнеса. Это 1С уже совсем другого уровня, которая по характеристикам и возможностям приближается к системам SAP.

Для 1С пойти на столь серьезное изменение системы, которое мы требуем, — непростое решение. Тем не менее мы подписали соглашение о сотрудничестве, запустили в прошлом году этот проект и совместно с разработчиками постепенно продвигаемся к цели. Для нас и 1С это своеобразный НИОКР в рамках нефтяной отрасли. До нас с ними решением такой задачи никто из крупного бизнеса не занимался. Нам не нужна система «пусть плохонькая, но своя», российская. Мы намерены создать отечественную систему класса ERP достойного уровня.

В рамках этой работы на шаблон 1С:ERP предполагается перевести порядка 50 дочерних обществ. Это около 6 тыс. пользователей. Пока дорожная карта проекта рассчитана на 5 лет.

СН

Ситуация с коронавирусом как-то может повлиять на сроки реализации проекта?

О.М.

Нефтяная компания не может останавливать работу. И речь не только о добыче и переработке углеводородов, но и о расчетах с персоналом, о формировании отчетности. Сегодняшняя ситуация как раз говорит о том, что такие проекты, как наш, напротив, способствуют непрерывности бизнеса. А значит, их реализацию надо не приостанавливать, а ускорять.

Цифровизация предполагает наличие единого информационного пространства. Только так мы сможем работать с большими данными, применять машинное обучение и предиктивные технологии

СН

Преимущества таких систем — в автоматизации процессов?

О.М.

Все процессы действительно унифицируются и очень серьезно автоматизируются. Но это не просто очередное обновление — переход на новую версию. Это новое наполнение, новые принципы построения бизнес-процессов. При этом изменения происходят на всех уровнях и касаются не только автоматизации, но даже построения организационных процессов, так как одно с другим очень сильно связано.

Что касается учетной функции, то когда будет создана единая система, находящиеся в разных регионах РФ филиалы «Газпромнефть Бизнес- сервиса» смогут в случае необходимости совершенно спокойно заменять друг друга. Мы сможем переключать между ними учетные процессы. Это даст нам дополнительные возможности и преимущества.

СН

Испытывать 1С:ERP планируется в рамках каких-то пилотных проектов?

О.М.

Эти испытания уже начались. В 2019 году 1С:ERP внедрена уже в восьми дочерних обществах, среди которых «Газпромнефть — Каталитические системы» и несколько новых добывающих активов. Сейчас на эту систему переходит Научно-Технический Центр компании, у которого из-за проектной специализации деятельности очень непростая управленческая отчетность, а следственно и бухгалтерский учет. В блоке логистики, переработки и сбыта запущен крупный проект перевода на 1С:ERP «Газпромнефть — смазочных материалов». Это маленький холдинг внутри большого, проблема которого заключается в том, что активы и головная компания работают в разных системах. Чтобы успешно пилотировать новые разработки на производственных активах «Газпром нефти», на базе ИТСК (с мая 2020 года — «Газпромнефть- Цифровые решения» — прим. «СН») специально создана Дирекция 1С. Она занимается внедрением и сопровождением решений 1С. Так что у нас накоплены серьезные компетенции по работе с 1С, что, конечно, значительно облегчает создание нового продукта.

СН

Работу можно будет считать завершенной, после того как компания получит две полноценных ERP-системы?

О.М.

Я не вижу у этого процесса конечной точки, после которой можно будет сказать, что все сделано и можно идти отдыхать. После того как создадим и внедрим два шаблона, мы продолжим развивать оба, формировать комплексную наполненную систему, добавлять недостающие элементы. Это будет одним из элементов создания инфраструктуры компании на новом уровне. Это работа на долгую перспективу.

СН

Это скорее проект автоматизации, а не цифровизации. Есть ли в нем место технологиям Индустрии 4.0?

О.М.

Грань между понятиями автоматизации и цифровизации очень тонкая. Начинать проекты цифровой трансформации бизнеса без серьезной автоматизации процессов просто невозможно. Цифровизация предполагает обязательное наличие единого информационного пространства на уровне холдинга. Только в таком случае мы сможем работать с большими данными, применять машинное обучение и предиктивные технологии, прогнозировать будущие ситуации, не ограничиваться констатацией фактов. Именно поэтому мы сейчас активно занимаемся автоматизацией наших процессов, в том числе и через применение программных роботов. Одновременно мы внедряем и технологии, относящиеся к цифровым. Приведу примеры. У такой большой компании, как наша, огромное количество дебиторов. В момент заключения договора мы анализируем состояние контрагентов, но с течением времени ситуация в этих компаниях может сильно поменяться. Анализировать каждый день или месяц весь этот список человеческими силами нереально. Подобную работу могут делать программы-роботы. Сейчас у нас их уже несколько десятков. При этом они не являются частью ERP-системы. В такой глобальный продукт не имеет смысла включать маленькие специализированные инструменты, которые при этом должны быть гибкими. Еще одно направление — применение технологии машинного обучения в распознавании неструктурированных документов: контроль, формирование определенных видов отчетности, анализ входящей информации с проставлением определенных кодов налогов. Это тоже уже на серьезном уровне сделано.

Сейчас запускаем реализацию по-настоящему прорывного проекта прогнозного закрытия консолидированной отчетности. Мы хотим, используя в том числе искусственный интеллект и машинное обучение, прогнозировать данные финансовой отчетности до завершения года или месяца. Это даст возможность менеджменту оперативно оценить факт по всей группе и скорректировать свои ожидания, ожидания акционеров и инвесторов. Это совершенно новый уровень анализа отчетности и состояния юридического лица, ведь можно будет оценивать причины отклонения факта от прогноза и на основании этой информации очень точно корректировать работу. Это очень востребованный инструмент, и в мире не так много компаний, которые его на серьезном уровне применяют.

СН

Каков период такого прогноза?

О.М.

Есть несколько возможностей. Можно прогнозировать отчетность на год вперед, исходя из показателей бизнес-плана, и потом корректировать прогноз, учитывая реальные результаты, допустим, каждый квартал. Но создать точную модель на столь длительный период практически невозможно. Это уравнение с огромным количеством неизвестных, таких, например, как цены на нефть или курсы валют. Поэтому задача номер один — не долгосрочный прогноз, а оценка где-то за несколько недель до завершения года. Но при этом точность должна быть максимально высокой.

СН

Зачем нужен такой краткосрочный прогноз?

О.М.

С точки зрения результата работы компании, за две недели, конечно, ничего не изменишь. Но неправильная интерпретация какой-то операции может иметь очень серьезные последствия, повлиять на отчетность и даже на капитализацию компании. А прогнозное закрытие — это один из инструментов контроля качества учета, который позволяет эффективно выявлять ошибки и корректировать их еще до закрытия отчетности, а не постфактум. И, конечно, это даст нам дополнительные возможности для сокращения сроков публикации консолидированной отчетности.

СН

Как учетная функция «Газпром нефти» переживает кризис, вызванный пандемией?

О.М.

Я бы не стала называть это кризисом. И призываю своих сотрудников не относиться так к происходящему. Просто изменились условия. Насколько долго это будет продолжаться и как мы дальше будем жить и работать — неизвестно. Для себя мы решили строить работу так, как если бы внешние условия изменились навсегда. Поэтому достаточно быстро почти весь персонал перешел на удаленную работу, благо специфика нашей деятельности и технические возможности это позволили.

Вообще, интересно получилось, если задуматься. Ситуация, как нам казалось, свойственная началу прошлого века — я имею в виду эпидемию — заставила весь мир реально перейти на технологии XXI века, начать их использовать на полную. Хороший пример — электронный документооборот с цифровыми подписями. В компании этот проект долго пробуксовывал, нормально пошел только в 2019 году. Но в том числе благодаря тому, что успели сделать, мы достаточно безболезненно переживаем работу в удаленном режиме. Что бы я делала, сидя дома без электронного документооборота?

В целом я думаю, что все наши компании и «Газпромнефть Бизнес-сервис» достаточно хорошо выдержали эту проверку боем. И я уверена, что это не пройдет для нас бесследно. Мы будем анализировать все, что с нами происходило, оценивать все технологии, которые применяли, то, как организовывали процессы, какие понесли при этом потери, какие новые возможности приобрели. Я не могу сейчас, до завершения анализа, сказать, во что это выльется, но то, что во что-то выльется, это 100%.

СН

Хотя бы предположить можете?

О.М.

Это точно не будут простые решения, например, отправить 30% персонала по домам, чтобы экономить электричество. Предполагаю, добавленная стоимость будет лежать в каких-то других плоскостях. И я думаю, что выводы, которые мы сделаем, дадут людям возможность сотрудничать с компанией не только в формате «работа из офиса с 9 до 18». Мы убедились, что наши технологии прекрасно позволяют работать из дома. Такой режим вместе со сдельной оплатой подходит, например, женщинам с маленькими детьми или пенсионерам. Если они знают нашу специфику и их можно быстро мобилизовать, почему бы и нет? Для нас это было бы удобно при решении задач с плавающим объемом работ, требующих жесткого контроля себестоимости. В общем, ситуация нам подсказала, что чем мы гибче, тем проще адаптируемся к неожиданным вызовам. А для этого необходимо сделать свои процессы высокотехнологичными.