Антивирусная программа — Журнал «Сибирская нефть» — №174 (сентябрь 2020)

Программа «Газпром нефти» против COVID-19

Подробнее
Антивирусная программа — Журнал «Сибирская нефть» — №174 (сентябрь 2020)

Антивирусная программа

Как коронавирус подтолкнул развитие информационных технологий

Текст:
Фото: getty images, Shutterstock/FOTODOM
Антивирусная программа

Пандемия COVID-19 стала катализатором многих изменений. Особенно это коснулось области информационных технологий, которые пронизывают сегодня все бизнес-процессы «Газпром нефти». Удаленная работа, управление рисками, обучение — эти и другие направления потребовали ускоренного внедрения новых организационных подходов и технологических решений, использование которых зачастую было лишь в отдаленных планах

Унифицированные коммуникации

Переход сотрудников на удаленную работу и введение ограничений на проведение очных встреч и собраний в первую очередь поспособствовали формированию запроса на новые инструменты коммуникаций. «Исторически в „Газпром нефти“ был активно развит сервис корпоративной видео-конференц-связи, — рассказывает начальник отдела мультимедийных решений „Газпромнефть ИТО“ Дмитрий Локотников. — Ее основными достоинствами являлись надежность, качество и удобство, достигаемые за счет аппаратных терминалов ВКС, установленных в переговорных комнатах и кабинетах. В один момент все это потеряло свою востребованность, поскольку большинство людей оказались на удаленке, без доступа к существующей инфраструктуре ВКС. То же самое произошло и с корпоративной телефонией». Чтобы поддержать бизнес-процессы, было принято решение в срочном порядке увеличить мощность корпоративного мессенджера Microsoft Skype for Business.

Уже в апреле была сформирована группа из 32 серверов, сегодня стабильно обеспечивающая около 22 тысяч конференций в неделю. Из них 18 тысяч являются мультимедийными, то есть проводятся с использованием голосового и видеосоединений.

Достоинства этого мессенджера — простота использования, возможность создания групповых конференций и наличие унифицированного приложения для всех типов устройств. Удобство инструмента пользователи оценили достаточно высоко и быстро освоили этот способ коммуникаций. Статистика показывает, что сегодня почти 100% собраний формируются пользователями с использованием помощника «Собрание Skype», встроенного в Outlook.

Тем не менее события последних месяцев внесли очередные корректировки в уже сложившийся ход вещей. С возвращением многих сотрудников в офис потребовалось объединение различных форматов работы и взаимодействий. И здесь очень кстати пришлись уже протестированные ранее схемы интеграции инструментов. Сейчас специалисты компании работают над созданием единого IT-помощника, который позволит собирать встречи любого типа с использованием комбинированных инструментов: корпоративной ВКС, телефонии, Skype for Business и других.

Совместная работа

Один из самых острых запросов, поступающих IT-специалистам от бизнес-заказчиков в условиях ограниченных перемещений, — средства коллаборации, то есть совместной работы команд. Одно из таких решений — MT Canvus, которое дает возможность пользователю создавать свободно масштабируемый мультимедийный рабочий стол и предоставлять к нему доступ другим пользователям в режиме реального времени.

Это своеобразная сенсорная видеостена, на которой можно разместить любую графическую информацию. Для совместной работы используются встроенные редакторы документов, браузер, интегрированные ВКС, доступ к удаленным устройствам (ПК, смартфон, планшет), готовые виджеты: быстрые заметки, снимок экрана, инструмент увязывания объектов finger-glu, помощник по созданию презентаций и обзоров из опубликованных документов. Доступ к проекту может быть получен с любого устройства благодаря различным типам лицензий.

Такие мультимедийные решения относят к технологиям будущего. Они позволяют объединить сотрудников из любых уголков мира за одним виртуальным столом с огромным количеством функций и возможностей.

Антон Думин
Антон Думин,
начальник департамента информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций «Газпром нефти»:

Резкие изменения в привычных для всех нас бизнес-процессах из-за COVID-19 послужили импульсом для перевооружения компании в сфере IT и серьезного технологического рывка. Речь идет об активном внедрении новых решений, модернизации инфраструктуры, повышении эффективности в области управления рисками и так далее. Однако это не все. Есть и другой, не менее важный результат, лежащий в плоскости отношения сотрудников «Газпром нефти» к культуре инноваций. Сложившаяся ситуация сформировала у пользователей привычку к более активному освоению и использованию новых технологий в своей работе. И очевидно, что это тренд, который выходит за пределы использования какого-то конкретного IT-продукта. Люди понимают, что им нужны новые знания и навыки. И для этого требуется пересмотр не только технологических стратегий, но и стратегий в области обучения и разработки новых образовательных программ. И это то, на чем мы намерены сосредоточить свои усилия уже сегодня.

Ключ к работе

Использование любого инструмента коммуникаций предполагает не только надежное, но и безопасное соединение. В августе сотрудники «Газпром нефти» начали переход на новое приложение «КЛЮЧ» для удаленного доступа к корпоративным системам. Собственная разработка компании пришла на смену SMS-паролям и генератору кодов «Я.Ключ», использовавшимся для авторизации с весны этого года.

Новое решение обеспечивает защищенное подключение к корпоративной сети передачи данных через систему удаленного доступа. Приложение автономно и не требует дополнительных затрат. Оно генерирует ключи доступа даже в отсутствии сотовой связи. Сотовая или интернет-связь необходимы только при установке и обучении приложения перед первой авторизацией. «КЛЮЧ» создает одноразовые пароли и снабжает их таймером. Каждые 30 секунд пароль автоматически обновляется.

Новое решение позволит снизить расходы компании на SMS-оповещения, повысить безопасность и надежность подключения к корпоративным ресурсам и сделать доступ к ним не зависящим от работы сотовых операторов или других сторонних организаций.

«Наше приложение имеет ряд важных преимуществ перед ранее использовавшимися способами доступа к корпоративным ресурсам, — отмечает Александр Дубинин, руководитель центра платформенных решений и сервисов удаленной работы „Газпромнефть ИТО“. — Одно из них — финансовая составляющая. Приложение позволяет экономить средства на подключении к нашим внутренним ресурсам за счет снижения использования SMS-сообщений. Когда речь идет о десятках тысяч подключений в день, это довольно существенная сумма. Мы рассчитываем, что все сотрудники перейдут на использование нашей разработки и по достоинству оценят удобство и эффективность этого решения».

Документы набирают обороты

Еще один компонент, развитию которого в 2020 году было уделено много внимания, — организация бизнес-процессов под нужды удаленной работы. Ярким примером этого стало развитие в компании цифрового электронного документооборота. Сложившаяся ситуация оказалась хорошей проверкой на прочность для новой российской платформы Tessa, которая используется для этих задач.

Отечественная разработка заменила общекорпоративную систему IBM Lotus, которая с 2008 года обеспечивала сквозной электронный документооборот группы компаний «Газпром нефть». Работа на новой СЭД-платформе на 43 предприятиях «Газпром нефти» началась с января 2020 года.

Пользователям доступна работа в СЭД с входящими, исходящими, распорядительными документами, контролем поручений. Также был создан принципиально новый цифровой модуль по управлению совещаниями и заседаниями коллегиальных органов. В одной системе сотрудники могут запланировать заседание, согласовать материалы к заседанию, автоматически создать протоколы встреч и мемо рабочих совещаний. В СЭД реализован функционал согласования протоколов и ознакомления с распорядительной документацией через средства корпоративной почты, подписания протоколов простой электронной подписью (ПЭП). А в июле команда проекта запустила функционал подписания исходящих писем усиленной квалифицированной подписью.

Активное внедрение технологий и ускоренная трансформация бизнес-процессов показали, как важно обучать пользователей работе в новых условиях и с новыми инструментами

До конца 2020 года планируется завершить реализацию процессов работы с договорными документами, доверенностями, внутренними документами, контролем выдачи ключей электронной подписи.

Сейчас система обеспечивает работу нескольких десятков тысяч сотрудников. Проектная команда успешно справилась с растущим числом пользователей системы и организовала круглосуточный сервис подключения новых пользователей и быстрое внедрение новых функций для удобства работы в удаленном формате.

Летом текущего года в «Газпром нефти» началась активная фаза внедрения простой электронной подписи, была утверждена методика ее использования в корпоративных информационных системах. Этот инструмент позволит существенно упростить процедуры визирования отдельных документов, в которых юридически возможно применение ПЭП. Механизм ПЭП будет доступен в ключевых корпоративных информационных системах. Его внедрение будет происходить постепенно, по мере готовности процессов функций и программного обеспечения.

«Внедрение электронной подписи — это очередной шаг на пути цифровой трансформации документооборота в „Газпром нефти“, — говорит Светлана Дроганова, начальник управления административной поддержки бизнеса блока организационных вопросов „Газпром нефти“. — Наша стратегическая цель — переход на 100% электронный документооборот. Безусловно, для этого требуются не только новые технологии, но и стандарты, регламентирующие их применение. Команда управления административной поддержки бизнеса смотрит в будущее и готова оперативно обеспечивать компанию методологией в части цифровизации. Мы рассчитываем, что очень скоро все сотрудники „Газпром нефти“ смогут оценить преимущества и удобства этого инструмента».

Перезагрузка в обучении

Активное внедрение технологий и ускоренная трансформация бизнес-процессов, связанная в том числе и с переходом многих сотрудников компании на удаленную работу, показали, как важно своевременно и качественно обучать пользователей работе в новых условиях и с новыми инструментами. В августе IT-функция «Газпром нефти» и Корпоративный университет компании запустили программу перезагрузки обучения в области информационных технологий. Уже сегодня пользователи могут работать с новым и очень востребованным типом контента: обучающими видеокурсами владельцев IT-продуктов. Проект ориентирован на различные аудитории: от бизнес-пользователей до IT-специалистов.

Видеотрансляции объединяют

Особое внимание в период пандемии было уделено развитию новых форматов корпоративных коммуникаций, позволяющих сотрудникам и коллективам поддерживать связь и оставаться единой командой. Одним из таких инструментов стали видеотрансляции. Наиболее популярное решение для проведения онлайн-мероприятий — разработка Poly HARMAN, интегрированная в корпоративную видео-конференц-связь, а также Skype For Business. Для сопровождения трансляций были сформированы отдельные команды, включающие профессиональных видео- и звуковых операторов.

Инструмент позволяет проводить мероприятия для большого количества сотрудников. Максимальное зарегистрированное число участников для одной конференции на сегодня составляет полторы тысячи человек. В среднем в неделю проходит не менее трех подобных трансляций, что стало хорошей традицией, создающей устойчивые рабочие связи в коллективах.

«Один из важнейших векторов развития нашей компании — цифровая трансформация, реализация которой подразумевает в том числе трансформацию многих бизнес-процессов и внедрение новых технологий, — отмечает ректор Корпоративного университета „Газпром нефти“ Илья Дементьев. — Эти изменения касаются каждого сотрудника „Газпром нефти“ и требуют от них новых знаний и навыков. Поэтому организация качественного и системного IT-образования в компании крайне важна».

Ключевая идея нового подхода — максимально упростить процесс обучения даже таким сложным вещам, как инструкции по использованию IT-решений. Команда проекта подготовила короткие и практичные видеоролики по наиболее востребованным сегодня продуктам, например системе удаленного доступа к корпоративным ресурсам (СУДИР), Skype for Business, работе с мультимедийным оборудованием в переговорных, видео-конференц-связи и многому другому.

Особенность роликов в том, что в качестве инструкторов в них выступают владельцы IT-продуктов, знающие о них практически все. От первого лица они простым и доступным языком рассказывают о возможностях своих решений, преимуществах работы с ними, практических лайфхаках, а также о последних обновлениях, которые делают работу пользователей более комфортной.

«Переход на удаленную работу огромного количества сотрудников нашей компании подтвердил, что развивать умную технологическую среду очень важно, — считает начальник управления по бизнес-анализу и развитию IT Диана Сюняева. — Однако, как показала практика, не менее важно своевременно и качественно обучать пользователей работе с новыми решениями. Более того, необходимо организовать системное обучение IT-специалистов, вовлеченных в работу продуктовых команд, чтобы в любой момент времени они имели представление о востребованных инновациях, новых продуктах и расширенной функциональности имеющихся. На решение этих задач и направлена наша инициатива».

На следующих этапах перезагрузка в обучении коснется создания структурированной онлайн-среды с удобной навигацией поиска нужных курсов и программ на платформе WebTutor. Данная среда будет включать в себя обучающий контент как собственного производства, так и различные курсы, разработанные партнерами и поставщиками IT-решений специально для сотрудников «Газпром нефти». Также рассматривается возможность привлечения к сотрудничеству таких известных образовательных платформ, как Coursera, OpenEdu и других.

Как выдержать нагрузку

В апреле 2020 года количество сотрудников «Газпром нефти», перешедших на удаленную работу, превысило 30 тысяч человек. Массовое использование системы удаленного доступа значительно увеличило нагрузку на корпоративную сеть передачи данных. Вместе с этим существенно вырос трафик внутри корпоративных систем, таких как электронная почта, Skype, базы данных и других.

В этих условиях для IT-функции было принципиально важно обеспечить надежность каналов связи, а также увеличить пропускную способность между центрами обработки данных компании. Для этого IT-специалисты выполнили масштабный проект по модернизации опорной сети компании и ее инфраструктуры, расширили каналы связи для отдельных предприятий и запустили в Ноябрьске новый региональный узел, включенный в общую кольцевую схему и позволяющий повысить надежность и отказоустойчивость всей сети.